Tag: #Agile

Klasycznie, czy zwinnie ?
Zacznijmy dość przewrotnie od tego, że w „klasycznym” podejściu mamy dokładnie zdefiniowany czas, zakres i budżet opisujące dany projekt. Pozornie także bardzo łatwo jest ocenić rezultaty – czyli np. przeprowadzenie określonej ilości szkoleń dla zespołu pracowników, w danej jednostce czasu i założonym budżecie.
Wygodnie, przejrzyście a do tego w wielu projektach całkiem nieźle się sprawdza – przykładowo w działaniach dofinansowanych ze środków unijnych, czy też w niektórych zakresach szkoleń twardych, uzupełnionych o elementy oceny wiedzy w postaci egzaminu, lub certyfikacji. Relatywnie łatwo się takie projekty planuje, budżetuje, a ich zakres, temat
i finanse nie są trudne do przedstawienia podczas „obron budżetu”. Same zalety, więc po co, a także kiedy, warto za projekt zabrać się „zwinnie”, lub „Agile-owo”?

Zwinnie, czyli trochę z niewiadomym zakresem, trochę bez przygotowania, nawet z lekkim bałaganem – takie są pierwsze myśli o podejściu zwinnym osób, których działania mocno osadziły się w metodykach klasycznych – IPMA, Prince2, i in. Zatem aby odpowiedzieć na pytanie kiedy zwinnie, kiedy klasycznie, należy zacząć od tego, w jakim kontekście rozgrywa się dany projekt.
O wykorzystaniu metodyk zwinnych warto pomyśleć, gdy oprócz np. szkoleń pojawia się bardziej złożony projekt, mający na celu nie tyle realizację np. cyklu szkoleń, co wdrożenie pewnych rozwiązań, wypracowanie i wdrożenie zmian i to takich co do których wiemy tylko w zarysie, jak powinny wyglądać. Może to być projekt przygotowania zespołu managerów do nowego sposobu funkcjonowania i to w optymalnym czasie i budżecie, w momencie, gdy nie wiemy jak dużego poziomu wsparcia (w formie np. pracy indywidualnej czy coachingu) każdy managerów będzie wymagał, dodatkowo połączony ze zmianami zakresu stanowisk, przeorganizowaniem działań zespołu pracowników i wdrożeniu nowych narzędzi analitycznych oraz wykorzystania nowych elementów wspierania sprzedaży – np. zmian w CRM.
Jeśli do tego określimy sobie wraz z „zamawiającym” jako element kluczowy podniesienie poziomu sprzedaży, realizowanej przez zespoły zarządzane przez tych managerów vs potencjał rynku, czy też wzrost udziału w rynku rok do roku, to w z pomocą mogą nam przyjść narzędzia stosowne w projektach Agile-owych.
Podobnie rzecz się ma w przypadku projektów opartych na wynagrodzeniu typu succes fee – możemy w dużym stopniu przewidywać zakres pracy koniecznej do uzyskania efektu, ale co w momencie, gdy będzie konieczność zmiany tego zakresu, po to, aby „dowieść” wynik ?

Zakres/czas/budżet
Przyjrzyjmy się jednemu z narzędzi wspierających definiowanie zakresu projektu w metodykach zwinnych- klasyfikacji MoSCoW.

Dla przypomnienia: M (must) – czyli te elementy zakresu projektu, które musza być zrealizowane- kluczowe oczekiwania sponsora, lub szerzej – zamawiającego, w zakresie danego projektu – mogą to być na przykład szkolenia dotyczące określonego zakresu, w liczbie X dni szkoleniowych (musimy przekazać odpowiednią porcje wiedzy), S (should) – powinny się wydarzyć elementy projektu opisane w tym zakresie – np. odpowiednia ilość godzin na konsultacje indywidualne, pracę z coachem, lub mentorem po szkoleniu- przyjmijmy, że każdy z uczestniczących managerów musi odbyć przynajmniej trzy godzinne sesje wdrożeniowe – konsultacyjne, utrwalające wykorzystanie w praktyce nowych narzędzi i umiejętności po każdym ze szkoleń tematycznych. Co (could) – być może będzie potrzeba wykonania dodatkowych elementów na etapie wdrożenia, być może doprecyzowanie niektórych tematów, lub pojawią się luki kompetencyjne, wymagające dodatkowej pracy. Na etapie przygotowanie do projektu często tego nie wiemy, ale warto zaplanować kilka takich działań, jako margines, lub po prostu mając na względzie zmniejszenie potencjalnych ryzyk niepowodzenia projektu.
Ostatnia kategorią, o której często się zapomina jest kategoria W (won’t) – czyli wykluczenia. Przykładowo – nie włączamy w zakres projektu elementów związanych z rekrutacją, albo nie będziemy prowadzić w ramach tego zespołu analizy zapisów w dokumentacji pracowniczej – zajmą się tym odpowiednie osoby, nie wchodzi to w zakres projektu. Polecam stosowanie tej kategorii, i to w formie zapisów doprecyzowujących zakres projektu – wszelkie projekty Agile-owe mają tendencję do „puchnącego zakresu”, oczywiście w ramach tego samego budżetu, ewentualnie z nieznacznie wydłużonym czasem trwania. To pułapka w która bardzo łatwo wpaść- a zerkniesz jeszcze na ogłoszenie rekrutacyjne? – może coś zmienimy, i do tego jeszcze skonsultuj parę zdań w charakterystyce kandydata i trochę wspomóż rozmowy i… mamy kolejny temat do realizacji w ramach tego samego projektu, a więc i tego samego budżetu.

Jak wyceniać takie projekty ?
Podobnie, jak w przypadku projektów prowadzonych w metodykach „klasycznych” proponuję dookreślić ceny za poszczególne działania wraz z ich planowaną ilością – jeśli szkolenia, to wycenić dzień szkoleniowy/grupę, jeśli inne działania przygotować wycenę w zależności od przyjętych ram ilościowych, lub nakładu pracy koniecznych do realizacji tych zadań.
Pamiętajmy, że jednym z ważnych wyróżników projektów „zwinnych” jest dostarczanie przyrostowe- czyli krok po kroku budujemy rozwiązania, lub jak w naszym przypadku kompetencje i umiejętności, na bazie których budujemy kolejne, mając na celu osiągnięcie wcześniej zdefiniowanego celu. Pojawia się zatem pytanie, ile takich działań będzie konieczne do realizacji celu. Możemy przewidywać ,ale nie jesteśmy z pewnością stwierdzić jaka będzie ich ilość, oraz jak one będą przebiegać – pracujemy z ludźmi i ich kompetencjami, umiejętnościami i przekonaniami, który zmiana jest wyznacznikiem sukcesu projektu – ten obszar zawsze pozostaje niedookreślony i częściowo poza naszym wpływem. Kluczowe tutaj jest nie tyle dokładne wycenienie wszystkich elementów, co elastyczne podejście do zmiany ilości poszczególnych składowych w trakcie trwania projektu. Szczególną formą jest też „kroczący” budżet – początkowo ustalamy zakres działań i ich wyceną na etapie pierwszych działań w projekcie – np. audytów, oceny kompetencji, pomiarów itp., po to, aby po zebraniu odpowiedniej wiedzy zaproponować działania realizacyjne zgodnie z metodą opisaną powyżej. Ostatecznie, budżet powinien być stały, podobnie, jak czas niezbędny do zamknięcia projektu i uzyskania założonych efektów. W przypadku success –fee można dodatkowo uzależnić procent uzyskanego wynagrodzenia od stopnia realizacji celów, lub zamknąć ustalenia zgodnie z zasadą „wszystko, albo nic”.

Komunikacja i współdziałanie
Te dwa elementy są absolutnie kluczowe dla uzyskania skuteczności realizacji projektów HR, wykorzystujących metodyki zwinne. Obie strony – zamawiający, oraz realizujący projekt muszą zgodnie podejmować wszelkie działania oraz wykazać się podobnym zaangażowaniem. Brak komunikacji, zaniechanie spotkań, niepełna informacja podważają zaufanie niezbędne do realizacji tego typu projektów, a co za tym idzie stawiają pod znakiem zapytania właściwy przebieg projektu oraz sam spodziewany efekt.
Spotkania podsumowujące, otwarta komunikacja : e-mail, spotkania zespołu roboczego muszą być zdefiniowane wcześniej, zaplanowane i przygotowane. Ogromna w tym rola managera projektu, który odpowiada i za ten element projektu. Ponieważ w każdym momencie zamawiający (sponsor) może oczekiwać informacji – co dalej i dlaczego w taki sposób, to spotkania zespołu realizującego muszą odbywać się również często, idealnie byłoby po każdym kroku projektu. Dodatkowo rekomenduję udział w poszczególnych działaniach (szkoleniach i innych aktywnościach) osób bezpośrednio odpowiedzialnych za projekt – mogą one w znaczący sposób podnieść efektywność projektu poprzez dookreślanie swoich oczekiwań, feedback i nadzór nad wdrożeniami.

Wszystkie te działania maja na celu maksymalizacje efektów projektu, zaangażowanie obu stron oraz wypracowanie pewnej kultury prowadzenia tego typu projektów. Ułatwia to późniejszą realizacje podobnych działań, ucząc zarówno realizujących, jak zamawiających odpowiedniej współpracy. Nieocenione w przypadku projektów „zwinnych” są lessens learned- podsumowanie projektu, „dobre rady” pod kątem następnych takich działań, wnioski i dokumentacje. Dobrym materiałem do stworzenia takiego zapisu są notatki ze spotkań, ustalenia, czasami pomysły, które mogą służyć przy realizacji następnych projektów.

Czy warto zatem „zwinnie” ? – moim zdaniem zdecydowanie tak, szczególnie w tych projektach, które mają „z założenia” większy poziom niepewności, są wieloetapowe, konstruowane z uwzględnieniem przyrostowego rozwoju zespołu, lub jego kompetencji.
A zatem – nie zawsze zwinnie, nie za wszelka cenę, bo może okazać się, że podążając za metodyką zwinną skupimy się na kwestiach „jak”, tracąc z pola widzenia „w jakim celu”. Warto także uwzględnić kulturę organizacji, w której projekt będzie realizowany, dojrzałość zespołu projektowego i jego kompetencje, oraz to, czy wszystkie strony rozumieją
i akceptują takie podejście do realizacji projektu.

Decydując się na sposób realizacji projektu warto dokładnie przemyśleć wszystkie za
i przeciw i podjąć optymalną biznesowo decyzję.

Subiektywnie – zalety i wady podejścia zwinnego:

• Możliwość dopasowania do zmieniającej się sytuacji rynkowej i postępów projektu lub do niedookreślonej sytuacji startowej projektu (zbyt mało danych)
• Wysokie prawdopodobieństwo sukcesu projektu w złożonych wieloetapowych projektach, w środowisku o dużej dynamice
• Trudność z dokładnym zabudżetowaniem (i ewentualną „obroną budżetu”)
• Możliwość wystąpienia zjawiska „puchnącego zakresu”, gdy okaże się, że możliwe są zmiany w zakresie projektu.
• Konieczne wysokie kompetencje managera projektu
• Konieczność stałej koordynacji, bliskiej współpracy i pełnego zaangażowania obu stron

Kilka wskazówek

• Jasno określaj priorytety i wymagania projektu, tak aby były jednoznacznie zrozumiałe dla wszystkich stron
• Cel definiuj jako wynik, a nie działanie
• Weryfikuj na bieżąco postępy i dobieraj optymalne rozwiązania
• Świadomie buduj zaufania – jest ono podstawą współpracy zamawiający – wykonawca.
• Miej dobrego partnera do tego typu projektów – obie strony musza rozumieć i akceptować zasady działania metodyk zwinnych
• Znajdź dobrego Managera Projektu i stwórzcie wysokiej jakości zespół projektowy.